Relokalisering med suksess

Dette er ABC-en for hvordan du kan lykkes med å utføre et typisk flytteprosjekt i Loopfront.

Det kan være mange gode grunner til at man flytter fra et lokale. Ofte handler det om å få et miljøskifte eller en ny og bedre lokasjon for bedriften. Det betyr ikke at man ikke skal tenke ombruk av møbler og utstyr. Hvor mye klarer du å redde fra avfallscontaineren?

I denne artikkelen tar vi for oss flytteprosjekter der ny lokasjon er kjent i prosjektet og er utgangspunktet for vurderingen av møblene som er aktuelle for videre bruk. 

Med Loopfront kan du digitalisere inventaret i prosjektet og tilgjengeliggjøre disse for arkitekter og andre nøkkelspillere via Beholdning. Her kan interiørarkitekten vurdere og holde av møbler i sitt planleggingarbeid. Det interiørarkitekten tidlig ser at ikke er relevant for det nye bygget kan legges ut på intern eller ekstern markedsplass. Dette øker sjansene for ombruk i prosjektet.

Suksesshistorier i Loopfront:

Asker kommune: Asker kommune sparer millioner på ombruk

Bærum kommune: Bærum Kommune oppnår 80% ombruk i flytteprosjekt

Oslo kommune, Helseetaten: Helseetaten sitt flytteprosjekt kom 27 virksomheter, veldedighet og miljøet til gode

Oslo kommune, bydel Søndre Nordstrand: Bydel Søndre Nordstrand har spart ca. 3 mill på ombruk

Vestre Viken HF: Vestre Viken redder både liv og planeten

Andre med prosjekter som pågår:

1. Agder Fylkeskommune
2. Froland kommune
3. KPMG
4. Lørenskog kommune
5. Oslo kommune
6. Rogaland Fylkeskommune
7. Sparebank 1 Sørøst-Norge
8. Statkraft, Lysaker
9. Statkraft, Trondheim
10. Sykehuspartner HF
11. Utdanningsdirektoratet
12. Vestre Viken Helseforetak

Skritt til suksess:

Steg 5-8 kan ses på som valgfrie og ikke nødvendige for å føle suksess. Jo mer man får ombrukt jo bedre!

1. Utnevn kartlegger, gi opplæring i verktøyet og en tydelig oppdragsbeskrivelse
   
   • Kartleggere kan både være intern og ekstern arbeidskraft (konsulenter eller studenter på oppdrag)
   • Det er viktig for fremtidig bruk av dataene at en definerer hvilke data som er relevante og hvordan man skal håndtere fritekstfelt i prosjektet. Tenk igjennom hva du som kjøper ville likt å vite om produktet for å vurdere et kjøp.
     
   • Legg tidlig en strategi for hvordan rapporteringsfelter skal fylles ut: CO2, vekt og innkjøpspris.
2. Inviter kartleggerne inn i verktøyet
   • Vi anbefaler å bruke "medlem"-rollen for de som skal registrere materialer, annonsere materialer og håndtere bestillinger.
3. Kartlegg lokasjonen som det skal flyttes fra.
   • Husk at det må opprettes en lokasjon før du sender kartleggerne på kartlegging.
     
4. Gi tilgang til interiørarkitekten og andre relevante ressurser i prosjektet
   • Interiørarkitekten blir sett på som nøkkelspilleren i flytteprosjektet, da denne tegner inn ombruk i møbleringsplanen til det neste bygget.
   • Vi anbefaler at Interiørarkitekten tildeles "medlem"-rollen slik at de kan etterregistrere materialer, planlegge redesign og hvilke møbler som skal holdes av til ombruk. Om det ønskes en begrensning i hva den eksterne interiørarkitekten ser, bruk lokasjonstilgang.
   • Pt. har vi ikke en egen reserverings- eller lagringsfunksjon i plattformen, men vi anbefaler å bruke flyttefunksjonen i Beholdning og opprette en fiktiv prosjektlokasjon til dette. Ved bruk av flytting til planleggingsarbeid er det viktig at prosjektlokasjonen opprettes som lager for å unngå dobbelttelling. Les mer i vår beskrivelse av framgangsmåte for interiørarkitekten her.
   • NB: Husk å legge inn rapportdata (se pkt 1) før du gjør en hendelse som rapporterer ombruk.
5. Er det tidlig vurdert hva som ikke skal brukes i prosjektet? Legg forløpende alt som regnes som overskuddsinventar ut på Markedsplass slik at andre kan kjøpe/bestille og bidra til ombruk
   • Hvis relevant: Gi tilgang til interessenter og potensielle bestillere i virksomheten til din interne markedplass
     
     • Vi anbefaler å bruke "kjøper" -rollen for de som vil bestille, reservere eller kjøpe materialer fra lageret.
     • Dette kan være interne kolleger med innkjøpsrettigheter eller interiørarkitekter i andre, eksterne prosjekter.
     • Husk å opprette lokasjoner til alle interessentene slik at de har en reell adresse å bestille til.
     • Bruk lokasjonstilgang om du ønsker å begrense hvor mye de ser i Beholdning og hvor mange lokasjoner de kan bestille til.
   • Koble kontoen din på Ekstern markedsplass, slik at eksterne virksomheter og prosjekter kan bestille ditt overskuddsinventar.
6. Hold oversikt over bestillinger av overskuddsmøbler i Ordresiden og beveg dem gjennom flyten i takt med den fysiske utførelsen
   • I tilfeller der et bygg skal tømmes på kort tid kan det være fordelaktig å legge transportoppgavene ute hos bestillerne. At disse ordner transport selv og henter det de har bestilt. Da er det en fordel at en ansatt på stedet er tilgjengelig ved henting.
7. Følg med under Rapporter etterhvert som besparelsene i prosjektet stiger.
   • Prosjektrapporten finner du i seksjonen "Lokasjonsspesifikke besparelser" i Rapporter. Dette regnes som utgående besparelser.
8. Doner eller selg resterende overskuddmøbler til ansatte (for privat bruk), idrettslag eller en ideell organisasjon (mv.) og rapporter ombruket i Loopfront.
   • Har du kartlagt møbler eller annet inventar som ikke er solgt eller donert til en bruker i Loopfront, men til en part utenfor systemet kan du også rapportere ombruk for denne ved å registrere besparelser når du fjerner materialkortet i Beholdning.
9. Registrer og rapporter alle møbler som ble ombrukt i flytteprosjektet gjennom flytting fra lokasjon A til lokasjon B (eller flere). Dette er viktig for å sluttføre arbeidet i Loopfront.
   • Når møbleringsplanen er spikret og hvilke ombruksmøbler som skal videre til neste lokasjon er kjent, kan interiørarkitekten eller administratoren føre alt som skal videre til neste lokasjon via flytting i Beholdning og huke av for besparelser. Da rapporteres ombruket i prosjektet.
     
     
      
   • Dataene skifter adresse, og kan benyttes og driftes videre i det nye bygget for vedlikehold og nytt ombruk i fremtiden.
10. Når prosjektet er ferdig kan du evaluere innsatsen og rapportere til Styret. Godt jobbet!